회의는 우리의 귀중한 시간을 빼앗아 간다. 그것을 어떻게든 개선하려고 많은 조언을 해본 적이 있는 사람도 있을 것이다. 그러나 여전히 회의가 많은 시간을 낭비하고, 그것을 불만으로 생각하는 사람이 많은 것은 왜 일까?
그 이유는 지금까지 들어왔던 조언의 99%가 효과가 없을 것이기 때문이다. 다음은 일반적인 조언이 쓸모없는 5가지 이유와 회의를 "시간 낭비"하지 않기 위한 포인트를 소개...
1. 회의 자체가 문제라고 하고있다.
비생산적인 회의 의 원인은, 회의 그 자체가 아니고 "명확성의 부족"이다. 그리고, 회의는 그 선명도의 부족을 노출시키고 증폭시키는 것이다. 예를 들어, 당신이 무엇을 달성하려고 하는지 모른 채 책상에서 일을하고 있어도 아무도 신경 쓰지 않는다. 그러한 사람들이 회의실에 모여 논의한다면, 아무것도 달성 할 수 없다는 것은 거의 확실할 것이다.
확고한 생각과 지식이 있고, 외향적인 사람의 모임이라면, 어떤 테마라도 더 다른 흥미로운 방향으로 이끌고 나갈 수 있을 것이다.
2. "수단"에 중점을 두고있다
회의 개선의 수단으로 먼저 꼽히는 것이 "의제"가 있는데, 그것은 낭비를 늘리는 것으로 이어진다. 왜냐하면, 회의뿐만 아니라, 의제를 만드는 데에도 쓸데없는 시간을 사용하게 되기 때문이다.
또 자주 거론되는 것이 "시간"의 설정이다. 시간을 제한하여, 그 사이에 뭔가가 달성 될 것으로 기대한다. 또한 아무것도 정해지지 않아도, 시간이 되면 끝내기 때문에 낭비하는 시간이 적다라는 생각이 든다. 하지만, 시간 제한은 사람들을 초조하게 만들기만 하고 그룹의 의사 결정 능력을 높이는 것도 아니다.
3. 참석자를 관리하기 위한 규칙 만들기를 제창하는
예를 들어, 회의 시작 시간에 회의실 문을 잠그는 규칙. 회의가 생산적으로 참석자들이 중요한 존재라면, 모두 시작 시간에 맞춰서 모이는 것이다.
게다가, 볼이 자신에게 돌아 올 때까지 발언해서는 안된다는 규칙. 한번에 여러 사람이 발언하지 않도록 하기 위한 규칙이지만, 직원이 "순서대로 이야기"하는 방법을 모른다면, 우선 효과적인 회의 방법이 아니라고 예의를 가르치려 한다.
휴대 전화를 회의실 입구에 놓아두라는 것도 있다. 정말 의미있는 회의라면, 모두 휴대 전화 등을 잊을 것이다. 기타 의자를 두지 않는다는 규칙. 선채로 진행하는 것은 기분이 나쁘고, 참석자는 빨리 회의를 끝내려고 열심히 할지도 모르지만, 이런 회의는 의사 결정 능력을 향상시킬 수는 없다.
4. 참석자 역할을 지시하는
이것도 잘못되었다. 회의록 작성자가 기록한대로, 그것이 어떻게 성과로 이어질 것인가. 회의에서 행동 목록을 만들고, 또는 결정을 내린것이 있다면, 그것을 기록으로 남기는 것은 의미가 있다. 하지만 단순히 메모 하는 것만으로는 좋은 결과가 나오지 않는다.
타임 키퍼도 마찬가지로 의미가 없는 역할이다. 대부분의 경우, 그들은 단지 회의에 거의 진전이 없는 시간만이 흘러간다는 것을 가장 통감하는 인물이 될 뿐이다.
5. 근본 원인에 전혀 대처하지 않는다
회의는 시작시에는 없었던 성과가 태어나는 것은 효과적이었다고 할 수 있다. 그것은 참석자가 회의가 끝날 때, 무엇이 바뀌어 졌는지 알고 있어야만 신속하고 효과적으로 실현된다. 회의를 하면, 무엇을 결정하고 무엇을 리스트업할지, 어떻게 계획을 추진해나가야 하는지 등을 구체적으로 그려내야 하는 것이다.
시간을 낭비하는 회의의 근본 원인은, 그 선명도의 부족이다. 그러나 일반적인 조언은 모두 "어떻게 선명도를 실현하는 방법"을 가르쳐 주는 것은 아니다.
지금까지의 시간을 반으로 해서 2배의 성과를 내고 싶다면, 명료 한 목적(회의 시작시와 종료시에 구체적으로 무엇이 변화하고 있는 것인가)과 명료 한 프로세스(어떤 중간 결과가 최종 결과로 이어지는지)가 필요하다.
그리고 중간 결과이든 최종 결과이든, 그 무언가를 추구해 나갈 것인가가 명확하게 되어 있지 않으면, 궁극적인 목표를 달성 할 수 없을 가능성이 높다.
